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讓溝通更有效的 4 項關鍵做法
摘錄自：大師輕鬆讀電子報 2013/4/11
現在每個人都超級忙碌而且承受過量資訊，因此會希望你尊重他們的時間，不要滔滔不絕卻毫無重點。 今日要影響或說服任何人，你要快速切入重點，簡潔清楚，並且長話短說。
日本經營之神松下幸之助曾說：「企業管理過去是溝通，現在是溝通，未來還是溝通。」關於溝通的重要性已經無庸贅述。但無論在任何場合，我們卻仍舊看到滔滔不絕、自說自話的景象，結果不是令人不快，就是浪費時間、金錢和資源。凡此種種都透露出一個顯而易見的事實：想要有效溝通，讓別人聽進你說的話，你就必須學會「長話短說」。
因為大家都很忙，你要更尊重對方的時間。看看以下幾個數據：
■專業人士平均每周收到 304 封電郵，但大多數人每天只能瀏覽 50% 甚至更少內容。
■這些專業人士平均每小時 36 次、每周 38 小時在查看他們的手機，這種注意力分散的現象已擴散到生活中的每個領域。現在，人們的平均注意力已從 12 秒縮減到 8 秒。
■雪上加霜的是，70% 的演講者無法在 1 分鐘內說清楚他們真正想做什麼。
由此可見，現在比以往更迫切需要有效的溝通。事實上，長話短說就是落實「精實溝通」（Lean Communication）──把溝通視為一個過程，消除不必要的浪費，以最好品質、最低成本、最快速度，在適當場合提供最有效溝通。一旦你學會簡單清楚地解釋一件複雜的事情，你就會更有說服力並且更具可信度。
讓溝通更有效的 4 項關鍵做法分別是：
關鍵 1 擘畫：利用 BRIEF 藍圖進行濃縮和刪減
長話短說的第一項關鍵就是針對你要講述的內容準備一份大綱。藉由準備大綱而非即興發揮的方式，會產生許多好處。
Key 1 MAP IT：Use
BRIEF Maps to condense and trim
The first key to being brief is to
prepare an outline for what you're going to say. By preparing an outline rather
than winging it, several advantages will kick in.
關鍵 2 述說：運用說故事的敘述手法清楚闡釋
人們受不了官腔官調。今日要克服雜亂並讓人們通盤了解的方法就是告訴他們有趣的故事。
Key 2 TELL IT：Use
narrative storytelling to explain clearly
People are sick of corporate-speak. The
way to cut through the clutter and get through to them today is to instead tell
them some engaging stories.
關鍵 3 展現：採取 TALC 對話法而非自說自話
絕大多數人對那種無止盡的自說自話都會覺得厭煩和沮喪。要長話短說，你就必須用受控制的對話取代自說自話。這樣的對話是要讓大家一起說話、積極地聆聽彼此，並且帶著被了解的感受離開。
Key 3 SHOW IT：Have
TALC conversations rather than monologues
Most people get bored and frustrated
with endless monologues. To be brief, you've got to replace monologues with
controlled conversations. These are conversations where people talk together,
listen actively to each other and come away feeling understood.
關鍵 4 談論：運用視覺圖像捕捉想像畫面
長話短說的最佳做法之一就是使用圖像溝通。就像俗話說的，一幅圖畫勝過千言萬語。隨著世界從依賴文字轉變得更重視視覺化，這句話在今日更加真實。
Key 4 TALK IT：Use
visuals to capture imagination
One of the best ways to be brief is to
use visual communications. As the cliche says, one picture can save you a thousand
words. That's even more true today as the world is transitioning from being
text-based to becoming far more visual.
【完整內容請見《大師輕鬆讀》No.534】
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